Prazos são uma das coisas mais importantes na rotina de um advogado. Perdê-los, além de causar danos ao cliente, pode prejudicar a imagem do escritório. Entretanto, conciliar a rotina do escritório com o controle de prazos pode ser uma tarefa bastante desafiadora: é preciso organização e uma boa dose de estratégia para dar conta da agenda sem deixar nenhum prazo de fora.
Atualmente, o advogado tem à disposição muito mais recursos para fazer um controle de prazos eficiente. Ferramentas como o software jurídico, além de permitirem manter o escritório totalmente automatizado, tornam a tarefa de monitorar o controle de prazos de mais fácil e eficaz. Seguem abaixo alguns dos benefícios de contar com essa tecnologia.
1. Facilita o controle com o cadastro automático de processos
Muitos escritórios, especialmente os de pequeno porte, realizam o monitoramento de processos de forma mecânica. Advogados e estagiários gastam um bom tempo consultando os Diários Oficiais e cadastrando processos nos sites dos Tribunais. Esse tipo de atividade, no entanto, além de consumir muito tempo, representa riscos de falha.
Um software para advogados torna possível fazer o cadastramento de processos de forma automática. Usando o número do processo ou da própria OAB, o advogado cadastra os seus processos diretamente dos sites dos Tribunais e a ferramenta se encarrega de notificá-lo sobre as intimações, bem como sobre as mudanças no status dos andamentos.
2. Elimina a necessidade de planilhas de controle
Muitos escritórios ainda fazem o controle dos processos por meio de planilhas. Porém, manter registros em agendas e arquivos físicos deixa o advogado suscetível à perda de informações e às possíveis avarias dos documentos.
Por meio da tecnologia, é possível cadastrar todas as informações e fazer o acompanhamento sistematizado dos andamentos gerenciando tarefas vinculadas, timesheets, honorários, entre outras questões. Com um software, as informações estarão acessíveis em um mesmo lugar e de forma organizada.
3. Profissionaliza a delegação de tarefas
O grande problema da rotina dos advogados não é apenas conciliar uma agenda multitarefa. Em momentos em que uma reunião atrasa, ou a elaboração de uma peça consume mais tempo do que o esperado, é preciso saber como delegar atividades urgentes de forma eficaz, evitando sobrecargas que possam comprometer o ambiente de trabalho.
Quando o escritório não possui rotinas próprias e uma equipe bem alinhada, isso fica mais difícil. Com a ajuda dos softwares jurídicos pode-se delegar tarefas, configurar alertas sobre o recebimento, a conclusão e o atraso das atividades por parte dos responsáveis. Assim, é mais fácil controlar prazos e gerenciar a equipe.
4. Usar a inteligência artificial a favor do direito
O uso da inteligência artificial na advocacia já é uma realidade. Esse recurso está facilitando a rotina e aprimorando a produtividade no dia a dia dos escritórios. Um software completo permite identificar padrões e categorizar as publicações por audiência ou prazo. Isso auxilia o cumprimento de prazos processuais e economiza tempo, otimizando o dia a dia do advogado, permitindo que ele se dedique a tarefas mais estratégicas, como a prospecção e relacionamento com clientes.
A perda de prazos processuais pode trazer danos sérios aos clientes e à imagem do escritório. Porém, com as ferramentas certas, é possível fazer o controle de forma eficaz. Investir em um software jurídico significa não só ganhos em eficiência, aumento de produtividade e menos riscos no controle de prazos. Com ele, o advogado também minimiza o estresse da rotina e dribla os imprevistos com mais tranquilidade.