Como fazer assinatura digital? Veja guia para assinar documentos online

Há diversas maneiras de assinar um documento digital: de forma manuscrita com o cursor do mouse, touchpad do notebook, mesa digitalizadora ou até com caneta touch.

Em alguns casos, também é possível autenticar um documento escrevendo o nome de forma digitalizada ou ainda com outros meios de autenticação como biometria fácil, token, entre outros.

O TechTudo preparou um guia completo com plataformas que permitem assinar um documento digitalmente. Nas linhas a seguir, confira também como validar assinatura digital.

1. O que é assinatura digital e para que serve?
2. Como fazer assinatura digital gratuitamente na Internet?
3. Assinatura digital Gov.br
4. Assinatura digital em PDF do iLovePDF
5. Assinatura digital do DocuSign
6. Assinatura digital do ClickSign
7. Assinatura digital no Word

A assinatura digital é um método para assinar documentos diretamente pela Internet. O procedimento poupa tempo e recursos, substituindo o envio e a assinatura em papéis físicos.

Diferentes plataformas online oferecem o recurso, que é útil para assinar contratos, relatórios, certificados, entre outros tipos de documentos.

Dependendo do modo de assinatura selecionado, é possível assinar com cliques ou desenhar as rubricas manualmente pelo mouse, tablet ou celular.

Diferentes sites oferecem o serviço de assinatura digital gratuitamente na Internet. A plataforma Gov.br, por exemplo, permite assinar de forma regulamentada e sem custo. Outras opções — como iLovePDF, DocuSign e ClickSign — contam com recursos avançados de gerenciamento de assinaturas, que podem ser úteis para empresas e profissionais que atuam com um alto tráfego de documentações.

Vale lembrar que algumas plataformas oferecem apenas parte dos serviços gratuitamente, enquanto outras apresentam um período de teste grátis para uso. Abaixo, você confere como validar assinatura digital em cada uma das plataformas.

A assinatura digital Gov.br é um serviço oferecido gratuitamente pelo governo brasileiro para assinar documentos virtualmente de maneira segura e legal. O sistema é validado judicialmente e, para utilizá-lo, é necessário ter uma conta nos níveis prata ou ouro na plataforma. Para atingir esses níveis, é preciso se cadastrar no Gov.br com reconhecimento facial, validação via Internet Banking, login do Sigepe (para servidor público federal) ou certificado digital compatível com ICP-Brasil.

Para assinar documentos, você deve ir em “gov.br/pt-br/servicos/assinatura-eletronica” (sem aspas) e clicar em “Iniciar”. Em seguida, é preciso fazer login na conta ou se cadastrar adicionando informações pessoais, como nome, foto, número de celular etc. Depois, basta clicar em “Escolher arquivo” para fazer o download do documento que será assinado. Os formatos aceitos são DOC, DOCX, ODT e PDF, e que eles podem ter, no máximo, 100 MB. Então, é só realizar a assinatura, validar o acesso por meio de um código no celular e baixar o arquivo para o computador.

O site iLovePDF também permite assinar documentos online. O serviço oferece a opção de inserir a sua própria assinatura ou enviar um pedido de assinatura para outras pessoas. No entanto, apenas o formato PDF é aceito na plataforma. Com a ferramenta, é possível fazer o upload do arquivo a ser assinado via pastas do computador, do Google Drive ou do Dropbox. Depois, os usuários podem personalizar a assinatura com diversos estilos de fontes e cores de “caneta”, além de poderem incluir apenas as iniciais ou adicionar selos, no caso de empresas. Também é possível assinar de forma manuscrita.

O site oferece duas opções de assinaturas: a simples e a digital. O primeiro modelo é gratuito e apenas insere a grafia no documento. Já a segunda opção é certificada em conformidade com os órgãos regulamentadores de assinaturas eletrônicas, como eIDAS e ESIGN. Esse último tipo de assinatura está disponível somente na versão premium da plataforma, que custa R$ 29/mês ou R$ 132/ano. Para assinar documento digital com o iLovePDF, vá em “ilovepdf.com/pt/assinar-pdf” e clique em “Selecionar arquivo PDF” ou arraste o documento para o campo indicado.

DocuSign é um serviço de assinatura digital com foco corporativo. A ideia do site é facilitar as transações entre clientes e empresas no gerenciamento de assinaturas. No entanto, qualquer pessoa pode se cadastrar no site e utilizá-lo. O serviço está em conformidade com as legislações brasileiras e mundiais que regulam as assinaturas eletrônicas, como LGPD e GDPR.

O DocuSign é pago, mas fornece uma opção de teste gratuito por 30 dias. Após esse período, é necessário obter uma das versões premium, que variam entre U$ 10/mês no plano Pessoal (cerca de R$ 50, em conversão direta), U$ 5/mês no plano Padrão (aproximadamente R$ 129) e U$ 40/mês no plano Business Pro (cerca de R$ 206).

Em todos os planos, o envio pode conter um número ilimitado de destinatários, e todos podem assinar gratuitamente. Todas as opções também contam com monitoramento em tempo real para acompanhamento do status de assinatura de cada destinatário. As versões Padrão e Business Pro apresentam recursos avançados que podem facilitar o dia a dia de empresas com alto volume de contratos, com opção para inserir comentários nos documentos, além de relatórios detalhados sobre as atividades e status das documentações. Para usar os serviços do DocuSign, basta entrar em “docusign.com.br” e clicar em “Teste o eSignature”.

Outra plataforma que também permite assinar documentos digitalmente é a ClickSign. O site fornece a assinatura simples ou com certificação digital. No entanto, todos os documentos assinados com a ClickSign são validados legalmente. É possível utilizar diferentes meios de autenticação na plataforma, como assinaturas manuscritas, selfies com documento, selfies dinâmica, assinatura via WhatsApp e muito mais.

O site é pago e oferece quatro tipos de planos: o plano Eventual, que cobra por cada documento e custa R$ 8,50; o Essencial, no valor de R$ 39/mês, que permite até cinco usuários por documento e 20 documentações mensais; o Profissional, com até 70 documentos e oito usuários, custa R$ 79/mês; e o Empresarial, que libera o acesso para até dez usuários e 150 documentos ao mês por R$ 149 mensais. O ClickSign pode ser acessado em “clicksign.com” e testado por 14 dias gratuitamente ao clicar em “Enviar documentos grátis”.

Assinar documento no Word também é possível por meio de dois diferentes métodos: o plugin do DocuSign e o recurso “linha de assinatura”. A autenticação com o software de assinaturas é certificada pela ISO 27001 e também é validada judicialmente. A assinatura pode ser feita tanto de forma digitalizada quanto manuscrita. A inserção é gratuita para teste e, após 30 dias, é necessário obter um dos planos pagos citados anteriormente.

Para utilizar o serviço, é preciso instalar o plugin gratuito por meio do site (https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA104218065?corrid=1c36f7f8-981c-446e-a5a1-7bf579ce630d&omexanonuid=ed104e26-d9e7-4abf-abee-1b43e37303d2&src=office&exp=ubp8) e clicar em “Get it now”. Depois, no Word, vá em “Inserir” e clique em “Meus aplicativos” para fazer o download do DocuSign. Assim que a instalação finalizar, uma nova aba com o nome do plugin será adicionada ao menu de ferramentas. Então, é só clicar em “Assinar documentos” para efetuar a assinatura.

Uma outra forma de assinar documentos no Word é por meio da função “linha de assinatura”. Para isso, é necessário abrir o arquivo, colocar o ponteiro no local em que deseja assinar e clicar em “Inserir”. Na aba “Texto”, haverá a opção “Adicionar uma linha de assinatura”, representada pelo ícone da caneta e papel. Ao clicar, é possível inserir itens na linha como nome, cargo, data, e-mail etc. Após confirmar, basta clicar no X duas vezes para adicionar uma assinatura digitalizada ou enviar uma imagem da versão manuscrita.