Uma empresa, não importa qual seja o porte, pede investimentos em áreas pontuais. Mesmo um microempresário individual precisa alocar recursos para continuar executando trabalhos cotidianos. Hoje nós vamos falar sobre um tipo específico de investimento: aquele para a gestão de documentos.
Aqui falamos de praticamente todas as tarefas relacionadas a documentos de uma empresa: criação, edição, organização, envio, recebimento, arquivamento, cópia e muito mais. Não importa qual seja a área na qual atue, as chances são altas de que esses trabalhos façam parte da rotina da organização.
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Diante desse cenário, vale a pena discorrer um pouco sobre as razões pelas quais deve-se investir na gestão de documentos. A economia de recursos é, disparado, a mais interessante, mas outros pontos são levantados quando consideramos as ferramentas necessárias para executar cada tarefa cotidiana.
5 razões pelas quais vale a pena investir na gestão de documentos em uma empresa
A melhor maneira de explicar as razões pelas quais vale a pena investir na gestão de documentos em um negócio é a partir de exemplos práticos. Por conta disso, nós separamos 5 dentre os tipos de trabalhos mais comuns dentro de uma empresa e como podem ser facilitados por boas ferramentas.
1 – Ter cópias em armazenamento na nuvem
Quando falamos sobre a gestão de documentos em uma empresa, um dos primeiros elementos a ser considerado é a segurança no armazenamento dos arquivos. Perder dados de clientes ou internos têm um impacto imensurável na condução de trabalhos, com prejuízos devastadores para a organização.
Uma saída encontrada, e a qual requer investimentos, é o armazenamento de arquivos na nuvem. Com essa prática, não importa se computadores da organização tiverem problemas: os documentos continuarão perfeitamente seguros em um servidor externo, o qual pode ser acessado pela empresa.
2 – Consultar uma base de dados
A consulta de documentos em uma empresa é uma tarefa praticamente diária, independentemente do ramo no qual se atue. Não é incomum, porém, que isso seja realizado na base da improvisação: ao precisar de um arquivo, os profissionais vasculham pastas recentes em busca do dado que precisam.
O melhor a se fazer é investir em algum tipo de base de dados, onde seja possível filtrar os resultados de acordo com classificações prévias. Precisa de um contrato? Você o encontrará. Está em busca do e-mail com briefing de um projeto? Sem problemas! Softwares online são bastante úteis nesse caso.
3 – Converter documentos para envio
A conversão de documentos é indispensável para os trabalhos no dia a dia de uma empresa, em especial quando se lida diretamente com clientes. Um exemplo é o ato de converter PDF em Word, o qual permite que o arquivo de texto seja modificado, que suas imagens sejam extraídas e muito mais.
Assim como nos exemplos anteriores, vale a pena investir em ferramentas que realizem a conversão de documentos, incluindo a extração de arquivos para envio por e-mail. Quanto mais opções existirem para essa parte do trabalho, menores serão as chances de que perceba problemas de compatibilidade.
4 – Eliminar o excesso de documentos em papel
Embora cada vez mais raro, ainda existem empresas que utilizam exclusivamente documentos de papel para os trabalhos cotidianos. Apesar disso, o mais comum é que exista um “mix” entre os dois tipos: arquivos físicos coexistem com suas versões digitais, com as destinações e os objetivos variados.
Diante desse cenário, é interessante explorar as vantagens da eliminação dos documentos em papel, incluindo a diminuição de custos associados com o armazenamento físico, a preocupação (cada vez mais necessária) com o meio ambiente e mais. Como é esperado, o movimento pede investimentos.
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5 – Diminuir custos com armazenamento físico e perdas
Em alguns dos itens anteriores nós mencionamos a diminuição de custos como parte das vantagens associadas com o investimento na gestão de documentos, então vale a pena dedicar um item exclusivo a isso. No fim das contas, os valores economizados com um elemento podem ser aplicados em outro.
Dentre os possíveis gastos eliminados com a boa gestão de documentos estão a impressão de arquivos físicos a partir de impressora e tinta, o armazenamento de papéis em pastas e armários, a criação de cópias de documentos em caso de perdas e, é claro, o tempo destinado à procura de dados recentes.
Quando temos uma rotina de trabalhos bem organizada, a agilidade se torna um pilar sem que exista perda de qualidade, o que é indispensável para sair na frente num mercado cada vez mais competitivo. Isso também tem relação e influência direta na moral dos colaboradores ao cumprir funções diárias.
Levando tudo isso em consideração, vale a pena realizar pesquisas com o objetivo de encontrar as ferramentas mais adequadas para cada uma das atividades que compõem a gestão de documentos. O custo-benefício de softwares e serviços precisa ser considerado e então deve-se investir nos recursos.