A gestão eficiente do tempo é essencial para quem deseja se destacar no ambiente de trabalho. Aplicar técnicas que otimizam suas horas pode não só aumentar a produtividade, mas também melhorar a qualidade do seu trabalho.
O primeiro passo para melhorar sua produtividade é entender exatamente onde seu tempo está sendo gasto/Foto: Iconic Bestiary/Getty Images
Confira 6 estratégias práticas para administrar seu tempo de maneira mais eficaz e produzir mais, de acordo com o Slack:
1. Saiba como está gastando seu tempo
O primeiro passo para melhorar sua produtividade é entender exatamente onde seu tempo está sendo gasto. Assim como controlar um orçamento, você precisa rastrear suas atividades para identificar onde pode estar perdendo tempo. Ferramentas como Harvest e TrackingTime ajudam a medir quantas horas do seu dia são verdadeiramente produtivas, em comparação com o tempo perdido em atividades não relacionadas ao trabalho, como redes sociais.
2. Siga uma agenda diária
Definir uma programação diária com blocos de tempo para tarefas específicas é uma maneira eficiente de manter o foco. No entanto, criar essa agenda realista é apenas o começo; seguir o planejamento é o verdadeiro desafio. Muitas vezes, subestimamos quanto tempo leva para concluir tarefas, o que resulta no “otimismo excessivo” do planejamento. Adicione intervalos entre atividades para garantir que, mesmo que uma tarefa extrapole o tempo, sua agenda não seja comprometida.
3. Priorize suas tarefas
Listas de tarefas são ótimas aliadas da produtividade, mas podem ser contraproducentes se ficarem longas e desorganizadas. A matriz de Eisenhower é uma ferramenta eficaz para definir prioridades com base na urgência e importância. Classifique suas tarefas em:
- Fazer imediatamente: atividades urgentes e importantes
- Agendar para depois: importantes, mas sem urgência
- Delegar: tarefas que outra pessoa pode fazer
- Eliminar: atividades desnecessárias que não contribuem para seus objetivos
4. Automatize tarefas repetitivas
Automatizar tarefas rotineiras e repetitivas pode liberar seu tempo para atividades mais criativas e complexas. Ferramentas como o Slack’s Workflow Builder permitem criar automações que otimizam processos, economizando tempo. A automação não requer habilidades de programação e pode ser ajustada de acordo com as necessidades de cada equipe.
5. Realize primeiro as tarefas mais difíceis
A técnica de produtividade chamada “Eat That Frog”, desenvolvida por Brian Tracy, sugere que você comece o dia enfrentando a tarefa mais difícil e importante. Isso ajuda a evitar a procrastinação e garante que, mesmo que as distrações surjam ao longo do dia, sua principal tarefa já tenha sido concluída.
6. Agrupe tarefas semelhantes
O “batch processing” consiste em agrupar tarefas similares para que você possa realizá-las de uma só vez. Isso evita a perda de tempo com mudanças frequentes de foco. Por exemplo, agendar reuniões com clientes apenas em determinados dias ou responder e-mails em horários específicos pode garantir que você se concentre em atividades mais produtivas durante o restante do tempo.
Aplicar essas estratégias no seu dia a dia ajuda a organizar melhor seu tempo, aumentando sua eficiência no trabalho e garantindo que você tenha mais controle sobre suas entregas.
