Toda empresa trabalha com elementos que, juntos, fazem com que o produto ou serviço vá para o mercado. Se você já passou por alguma crise no negócio, sabe que basta a falha de um pequeno fator para que toda a cadeia de produção perca a estabilidade. Entender o que é gestão por processos pode ser o elemento-chave para manter a segurança que o seu negócio merece.
Com essa estratégia, você para de enxergar suas equipes como pequenos conjuntos que trabalham de forma independente. Agora, atuam de forma integrada, com cada um ciente de como sua tarefa impacta no outro setor.
Se você deseja esse tipo de atuação na sua empresa, veja o que é gestão por processos e quais benefícios proporciona.
O que é gestão por processos?
Gestão por processos é a visão integrada dos processos de uma empresa, em que todos trabalham em conjunto para alcançar objetivos em comum. Assim, cada setor entende como o trabalho do outro funciona, o que permite saber como todas as atividades são essenciais para o andamento do negócio.
Pense na empresa como uma fábrica. Cada etapa da fabricação de um produto, por menor que pareça, é essencial para que:
- as matérias-primas estejam na composição;
- as peças funcionem corretamente;
- os produtos passem pelo controle de qualidade.
O mesmo acontece com uma empresa — mas não de uma forma tão linear. Muitas funções acontecem simultaneamente, já outras dependem da conclusão de um ou mais setores.
Por exemplo: para que o setor de vendas funcione, o de marketing precisa fazer um bom trabalho de divulgação. E para que o time de marketing possa aprimorar seu trabalho, deve receber métricas e resultados do setor de vendas.
Quando as equipes não atuam interligadas, é comum não perceber a importância de determinada função para o negócio. Por exemplo, o setor jurídico não entende a importância do atendimento ao consumidor, mas uma abordagem mal feita pode fazer com que a empresa responda judicialmente.
Por esses motivos, cada setor precisa saber o que é gestão por processos e sua importância no contexto geral da empresa.
Quais as diferenças entre gestão de processos e gestão por processos?
A gestão de processos é a otimização de cada atividade da empresa para que o todo seja mais eficiente e eficaz. Por exemplo: o uso de robôs em determinadas tarefas burocráticas acelera o trabalho e permite que os colaboradores foquem na parte estratégica.
Um exemplo: com a ferramenta de gestão inteligente da Lecom, a Sicoob Credicocapec conseguiu reduzir em 65% o tempo de resposta aos associados.
Já a gestão por processos é uma estratégia de visão sistêmica em que a empresa mapeia, analisa, otimiza e controla todas as suas atividades.
Quais as características da gestão por processos?
A gestão por processos foca na análise, controle e otimização de seus processos internos, por meio de:
- busca de melhoria contínua;
- visão integrada de todas as áreas da empresa;
- orientação para resultados;
- utilização de indicadores de desempenho.
Conheça, com mais detalhes, cada uma dessas características da gestão por processos.
Melhoria contínua
Mesmo quando a empresa atinge objetivos, é possível obter melhorias. A gestão por processos trabalha numa otimização contínua, na qual os processos se aprimoram.
A melhoria contínua proporciona:
- recursos tecnológicos que otimizam o trabalho;
- aprimoramentos internos que interferem positivamente no desempenho dos outros setores;
- resultados mais expressivos, inclusive no mercado.
Visão integrada
Como dito, a visão integrada considera que todos os setores são fundamentais para o funcionamento da empresa. É como no corpo humano: se uma pessoa sofre uma entorse no tornozelo e não a trata, o problema pode chegar ao joelho, quadril e até à coluna.
Ao ter uma visão sistêmica, gestores e colaboradores entendem como todos os setores trabalham e interagem para alcançar os principais objetivos. É uma forma eficiente de compreender como cada participante forma a cadeia de valor da empresa.
Orientação para resultados
Um colaborador pode fazer o trabalho com competência, mas sem saber como seu desempenho influencia nos resultados de outros setores. A gestão por processos ajuda a entender como sua função é essencial na busca pelos resultados.
A gestão por processos também ajuda a criar metas realistas para cada setor. Dessa forma, o colaborador terá um guia para saber o que ele precisa conquistar em sua função.
Indicadores de desempenho
Uma empresa pode ter metas que não estão de acordo com sua posição no mercado. Então, como saber se é possível alcançar determinados resultados? Os indicadores de desempenho são medidas formuladas para que a empresa entenda se conseguiu ou não conquistar seus objetivos.
Além disso, são fundamentais para determinar a eficácia dos processos, pois não se limitam a vendas e lucro. Sua empresa pode formular indicadores de desempenho para áreas estratégicas para mensurar os acertos e erros da gestão.
Os indicadores de desempenho são mensuráveis e objetivos. Portanto, você pode entender facilmente o que cada um simboliza e perceber, por meio de números, se alcançou ou não o que pretendia.
Quais os benefícios da gestão por processos?
Uma boa gestão por processos traz uma série de vantagens. Algumas são:
- otimização de recursos: a empresa observa quais recursos não são necessários para a execução dos trabalhos e as ferramentas que trazem mais custo-benefício;
- melhoria da eficiência operacional: muitas tarefas contam com etapas desnecessárias, que “emperram” o trabalho. Com a gestão por processo, a empresa descobre como reduzir essa burocracia;
- mais agilidade na tomada de decisões: modelos de processos permitem ver como as decisões afetam cada setor;
- alinhamento dos processos: os colaboradores terão tarefas padronizadas, o que diminui o retrabalho e acelera a execução;
- aumento da satisfação dos clientes: trabalhos com mais rapidez e qualidade proporcionam consumidores mais satisfeitos.
Colocar a teoria em prática, porém, pode soar complicado, mas é mais simples do que parece. Com a implementação correta, a gestão por processos fluirá com rapidez e fácil adaptação dos colaboradores.
Como aplicar a gestão por processos?
Agora que você já sabe dos benefícios da gestão por processos, separamos os passos para a sua implementação:
- Mapeamento dos processos;
- Identificação de melhorias;
- Padronização e automação;
- Monitoramento com indicadores.
Veja, com detalhes, como aplicar a gestão por processos.
1. Mapeamento dos processos
O mapeamento é a identificação de todos os processos da sua empresa e suas respectivas etapas. Como as atividades de marketing acontecem? E jurídicas, comerciais e de RH?
Mapear um processo significa identificar todos os envolvidos, o que inclui colaboradores e ferramentas. Para ter todas essas atividades identificadas de forma compreensível, a empresa precisa adotar um modelador de processos. Rápida e intuitiva, a ferramenta registra todos os dados e cria gráficos de fácil assimilação por todos os colaboradores.
2. Identificação de melhorias
Após mapear o processo, a parte estratégica e os funcionários envolvidos podem entender se as atividades ocorrem de maneira fluida e eficaz ou se é preciso otimizar.
As ferramentas são atuais? Os funcionários perdem muito tempo em tarefas que robôs podem executar? Uma ferramenta de gestão não poderia organizar suas atividades com mais eficiência?
A redução de tempo nos processos é uma das principais melhorias que a gestão por processos traz. Com a implementação dessa estratégia, a Ser Educacional economiza mais de 15 mil horas de trabalho por ano.
3. Padronização e automação
Com a identificação do que se pode melhorar em cada processo, a empresa deve padronizar e automatizar as tarefas. Entenda as diferenças.
- padronizar: é comum que os funcionários tenham as mesmas funções, mas as executem de maneiras distintas. A padronização é uma forma de unificar o processo e registrá-lo para fácil acesso a todos os envolvidos;
- automatizar: é o uso de mecanismos eletrônicos, como ferramentas e sistemas, que otimizam processos e são capazes de tomar decisões sem interferência humana.
4. Monitoramento com indicadores
Para saber se a empresa alcançou seus objetivos, é preciso monitorar. Os indicadores de desempenho são métricas específicas para cada setor que ajudam a avaliar se foi possível cumprir o desejado em um período específico. Além disso, são essenciais para alcançar o objetivo geral.
Como visto, entender o que é gestão por processos ajuda a esclarecer a importância de cada trabalho dentro da empresa, a padronizar tarefas e até mesmo a chegar nos objetivos do negócio. Para que aconteça, porém, é essencial implementar ferramentas de gestão e controle para verificar tarefas, padrões e resultados com constância.
Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.
